こんにちは。シュンです。
最近、英語メールを書く機会が増えてきて、「どうやって書けばいいんだろう…」と悩んでいませんか？
実は、私も最初は同じように悩んでいました。「Dear」から始めるのか、「Hello」でいいのか、本文はどんな風に書けばいいのか分からず、一通のメールを書くのに1時間もかかってしまったことがありました。
でも、大丈夫です。実は、ビジネス英語メールには「型」があって、それを覚えてしまえば、初心者でも7日間でスムーズにビジネスメールが書けるようになります。
今回は、転職でも役立つビジネス英語メールの書き方を、初心者の方にも分かりやすく解説していきます。難しい専門用語は使わず、実際にすぐ使えるフレーズをたくさん紹介しますので、ぜひ最後まで読んでみてください。
なぜビジネス英語メールが重要なのか？
現代のビジネスシーンにおいて、英語メールは欠かせないツールになっています。実際に、「メールは欠かすことのできないビジネスツールとなっています」という状況です。
転職市場でも英語力の重要性が高まっており、「英語は82.6%、コミュニケーション能力は80.7%と企業が考えるビジネスパーソンに必要なスキルの中で最も高くなっています」という調査結果があります。
また、「一般中途採用社員にはTOEIC560点程度、海外部門社員にはTOEIC690点程度が期待されている」ことから、英語力は転職活動でも重要なアピールポイントになることが分かります。
ビジネス英語メールのメリット
1. 転職活動での強いアピール材料
– 英語力があることで、「仕事の選択肢が広がった」「キャリアの選択肢が広がった」「採用の選考（書類審査・面接）を通過しやすかった」という効果があります。
2. 業務効率の向上
– 正確で分かりやすいメールが書けることで、相手とのやり取りがスムーズになります。
3. 国際的な仕事への第一歩
– グローバル化が進む中、英語メールスキルは必須の能力となっています。
【成功法則1】ビジネス英語メールの基本構造をマスターする
ビジネス英語メールには、決まった構造があります。この構造を覚えてしまえば、どんなメールでも迷わずに書けるようになります。
基本の5つの構成要素
1. 件名（Subject Line）
2. 宛名（Salutation）
3. 本文（Body）
4. 結び（Closing）
5. 署名（Signature）
件名の書き方
件名は、「メールの内容を明確・理的・具体的に」まとめることが重要です。
良い件名の例：
– “Meeting Request for Project ABC”（プロジェクトABCに関するミーティング依頼）
– “Follow-up on Yesterday’s Discussion”（昨日の議論のフォローアップ）
– “Invoice #123 – Payment Confirmation”（請求書#123 – 支払い確認）
避けるべき件名：
– “Hello”（内容が分からない）
– “Important”（具体性がない）
– “Question”（何についての質問か不明）
宛名の書き方
宛名は相手との関係性によって使い分けます。
フォーマルな場合：
– Dear Mr. Smith,（スミス様）
– Dear Ms. Johnson,（ジョンソン様）
– Dear Dr. Brown,（ブラウン博士）
カジュアルな場合：
– Hello John,（ジョンさん）
– Hi Sarah,（サラさん）
相手の名前が分からない場合：
– Dear Sir/Madam,（ご担当者様）
– To Whom It May Concern,（関係者各位）
【成功法則2】シーン別実践フレーズ100選
ここでは、実際のビジネスシーンでよく使われるフレーズを、シーン別に紹介します。
書き出しフレーズ（20選）
初回連絡の場合：
1. I hope this email finds you well.（お元気でいらっしゃることと思います）
2. I truly apologize for this sudden e-mail.（突然のメールでたいへん申し訳ございません）
3. I am writing to introduce myself.（自己紹介のためにメールしています）
4. Thank you for your time today.（本日はお時間をいただき、ありがとうございました）
5. It was a pleasure meeting you at the conference.（会議でお会いできて光栄でした）
継続的なやり取りの場合：
6. Thank you always for your ongoing support.（いつもお世話になっております）
7. I hope you had a great weekend.（良い週末を過ごされたことと思います）
8. Thank you for your quick response.（迅速なご返信をありがとうございます）
9. I appreciate your patience.（お待ちいただき、ありがとうございます）
10. Following up on our previous discussion…（前回の議論の続きですが…）
返信の場合：
11. Thank you for your email dated March 1st.（3月1日にメールをいただき誠にありがとうございました）
12. I received your message regarding…（…に関するメッセージを受け取りました）
13. Thank you for bringing this to my attention.（このことを教えていただき、ありがとうございます）
14. I understand your concerns about…（…についてのご心配、承知いたします）
15. As requested, I am sending you…（ご依頼の通り、…をお送りします）
目的を明確にする場合：
16. I am writing this email to inform you that…（…についてお伝えするためにメールを差し上げております）
17. The purpose of this email is to…（このメールの目的は…です）
18. I would like to discuss…（…について話し合いたいと思います）
19. I need to clarify…（…について明確にする必要があります）
20. I am reaching out regarding…（…について連絡しています）
依頼・質問フレーズ（15選）
21. Could you please help me with…?（…について助けていただけませんか？）
22. I would appreciate it if you could…（…していただけるとありがたいです）
23. Would it be possible to…?（…することは可能でしょうか？）
24. I was wondering if you could…（…していただけるかと思いまして）
25. May I ask you to…?（…をお願いできますか？）
26. Could you kindly provide…?（…をご提供いただけませんか？）
27. I would be grateful if you could…（…していただけると感謝です）
28. Do you have any availability for…?（…のご都合はいかがですか？）
29. Would you mind if I…?（…してもよろしいでしょうか？）
30. I need your assistance with…（…についてご協力が必要です）
31. Could you please confirm…?（…をご確認いただけますか？）
32. I would like to request…（…をお願いしたいと思います）
33. Is it okay if I…?（…してもよろしいですか？）
34. Can you please let me know…?（…を教えていただけますか？）
35. I wonder if you could…（…していただけるでしょうか）
情報提供フレーズ（15選）
36. I am pleased to inform you that…（…をお知らせできて嬉しく思います）
37. I would like to update you on…（…について最新情報をお知らせします）
38. Please be advised that…（…をお知らせします）
39. I wanted to let you know that…（…をお知らせしたいと思います）
40. For your information…（ご参考までに…）
41. I am writing to notify you that…（…をお知らせするためにメールしています）
42. As you requested, here is…（ご依頼通り、こちらが…です）
43. I thought you might be interested in…（…にご興味があるかと思いまして）
44. I am happy to report that…（…をご報告できて嬉しく思います）
45. Please note that…（…にご注意ください）
46. I would like to share…（…をお伝えしたいと思います）
47. According to our records…（弊社の記録によると…）
48. I am attaching…（…を添付しています）
49. Please find attached…（添付をご確認ください）
50. The details are as follows…（詳細は以下の通りです）
謝罪・お詫びフレーズ（10選）
51. I apologize for the delay in my response.（返信が遅れて申し訳ありません）
52. Please accept my apology for the late reply.（返信の遅れについて、お詫びをお受けください）
53. I am sorry for any inconvenience caused.（ご迷惑をおかけして申し訳ありません）
54. I apologize for the confusion.（混乱を招いて申し訳ありません）
55. I am truly sorry for the mistake.（間違いを犯して本当に申し訳ありません）
56. Please excuse my late response.（返信が遅れて失礼いたします）
57. I regret any trouble this may have caused.（ご迷惑をおかけしたことをお詫びします）
58. I take full responsibility for this error.（このエラーについて全責任を負います）
59. I apologize for not getting back to you sooner.（早くご返信できず申し訳ありません）
60. Please accept our sincere apologies.（心からお詫び申し上げます）
添付ファイル・資料フレーズ（10選）
61. Please refer to the attached file.（添付ファイルをご参照ください）
62. I am attaching the document you requested.（ご要求の書類を添付しています）
63. The file is attached for your review.（ご確認のためファイルを添付しています）
64. Please see the attached proposal.（添付の提案書をご覧ください）
65. I have attached the updated version.（更新版を添付しました）
66. The report is enclosed for your reference.（ご参考のため報告書を同封しています）
67. Please find the requested information attached.（ご要求の情報を添付でご確認ください）
68. I am sending you the file as an attachment.（ファイルを添付してお送りします）
69. The document is attached in PDF format.（書類をPDF形式で添付しています）
70. Please download the attached file.（添付ファイルをダウンロードしてください）
確認・フォローアップフレーズ（10選）
71. Could you please confirm receipt of this email?（このメールの受信確認をお願いできますか？）
72. I would like to follow up on…（…についてフォローアップしたいと思います）
73. Please let me know if you need any clarification.（ご不明な点がございましたらお知らせください）
74. I am checking in to see if…（…について確認したくご連絡しています）
75. Has there been any progress on…?（…について進展はありますか？）
76. I wanted to touch base regarding…（…について連絡を取りたいと思います）
77. Could you provide an update on…?（…について最新情報をいただけますか？）
78. I am writing to check the status of…（…の状況を確認するためにメールしています）
79. Please confirm your availability for…（…のご都合を確認してください）
80. I would appreciate an update on…（…について最新情報をいただけるとありがたいです）
結び・締めくくりフレーズ（20選）
81. If you have any questions, please feel free to contact us.（ご質問がございましたら、遠慮なくご連絡ください）
82. I’m looking forward to hearing from you.（ご連絡をお待ちしています）
83. Thank you for your time and consideration.（お時間とご配慮をありがとうございます）
84. I appreciate your prompt attention to this matter.（この件について迅速なご対応をありがとうございます）
85. Please don’t hesitate to reach out if you need anything.（何かご必要でしたら遠慮なくご連絡ください）
86. I hope this information is helpful.（この情報がお役に立てば幸いです）
87. Thank you in advance for your assistance.（ご協力に前もって感謝申し上げます）
88. I look forward to your response.（お返事をお待ちしています）
89. Please let me know if you need any additional information.（追加情報が必要でしたらお知らせください）
90. I appreciate your understanding.（ご理解をいただき、ありがとうございます）
91. Thank you for your patience in this matter.（この件についてお待ちいただき、ありがとうございます）
92. I am available for any further discussion.（さらなる議論のためお時間をいただけます）
93. Please feel free to contact me at any time.（いつでもお気軽にご連絡ください）
94. I hope we can work together on this.（この件について一緒に取り組めることを願っています）
95. Thank you for your continued support.（継続的なご支援をありがとうございます）
96. I look forward to our next meeting.（次回の会議を楽しみにしています）
97. Please confirm your receipt of this email.（このメールの受信確認をお願いします）
98. I hope to hear from you soon.（近いうちにお返事をいただけることを願っています）
99. Thank you for your cooperation.（ご協力をありがとうございます）
100. Best regards and thank you.（よろしくお願いします、ありがとうございます）
【成功法則3】7日間でマスターする実践的学習法
1日目：基本構造を覚える
まず、メールの基本構造（件名、宛名、本文、結び、署名）を理解しましょう。簡単な自己紹介メールを書いてみて、構造に慣れることから始めます。
2日目：書き出しフレーズをマスター
20の書き出しフレーズの中から、自分がよく使いそうなものを5つ選んで覚えましょう。実際に短いメールを書いて練習してみてください。
3日目：依頼・質問フレーズを覚える
依頼や質問をする際のフレーズを覚えます。丁寧さのレベルを意識して、相手に応じて使い分けられるようになりましょう。
4日目：情報提供フレーズを練習
自分の業務に関連する情報提供のフレーズを中心に練習します。実際の仕事を想定した内容でメールを書いてみましょう。
5日目：謝罪・お詫びフレーズを学ぶ
ミスや遅れが発生した場合の対応フレーズを覚えます。適切な謝罪は信頼関係を築くために重要です。
6日目：添付ファイル・確認フレーズを実践
実際にファイルを添付したり、確認を取ったりするメールを書いて練習します。
7日目：総合練習
これまで学んだフレーズを組み合わせて、様々なシーンのメールを書いてみましょう。実際のビジネスシーンを想定した練習を行います。
実際のメール例文で学ぶ
例文1：初回の問い合わせメール
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Subject: Inquiry about Your Design Services
Dear Mr. Johnson,
I hope this email finds you well.
I am writing to inquire about your design services for our upcoming project. We are particularly interested in your portfolio work for technology companies.
Could you please provide more information about your services and availability? I would also appreciate it if you could send us a quote for a complete website redesign.
Thank you for your time and consideration. I look forward to hearing from you.
Best regards,
Taro Yamada
Marketing Manager
ABC Company
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例文2：会議の依頼メール
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Subject: Meeting Request – Project ABC Discussion
Dear Sarah,
I hope you are doing well.
I would like to schedule a meeting to discuss the progress of Project ABC. There are several important points we need to address before the deadline.
Would you be available for a meeting next Tuesday, March 15th, at 2:00 PM? The meeting should take approximately one hour.
Please let me know your availability, and I will send you the agenda in advance.
Thank you for your time.
Best regards,
Hanako Tanaka
Project Manager
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例文3：お詫びのメール
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Subject: Apology for the Delay in Payment
Dear Mr. Smith,
I am writing to apologize for the delay in processing your payment.
Due to an unexpected system error, we were unable to complete the payment on the scheduled date. I take full responsibility for this inconvenience.
I am pleased to inform you that the payment has now been processed and should reach your account within 2-3 business days.
I sincerely apologize for any trouble this may have caused and appreciate your patience in this matter.
Best regards,
Yuki Sato
Finance Department
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よくある間違いと注意点
1. 件名の書き方
間違い例：
– “Hello”（内容が不明）
– “Important!!!”（感嘆符の多用）
– “About the meeting”（あまりに曖昧）
正しい例：
– “Meeting Request for March 15th”
– “Follow-up on Project ABC”
– “Invoice #123 – Payment Confirmation”
2. 敬語の使い分け
日本語の敬語をそのまま英語に直訳するのではなく、「結論ファースト」「単刀直入」を心がけましょう。
3. 長すぎる文章
「結論が先・説明は後」の原則に沿って書かないと読んですらもらえなくなるため、簡潔で分かりやすい文章を心がけましょう。
4. 文化的な違いへの配慮
「性別に中立な表現を心掛けることが大切」で、差別的な表現を避けるよう注意しましょう。
転職活動での活用法
1. 英語力のアピール
ビジネス英語メールが書けることは、転職活動で大きなアピールポイントになります。実際に、「TOEIC受験者は未受験者と比べて1.23倍も転職成功率が高い」という調査結果があります。
2. 実務経験の証明
メールのやり取りができることは、実際のビジネス経験があることの証明になります。「ビジネスで英語を使用したことがあるかないかが大きく問われている」からです。
3. 継続的なスキルアップ
英語メールスキルは、「英語力によって年収にするとおおよそ100万円程変わってくる」ため、継続的に学習することで長期的なキャリアアップにつながります。
まとめ：次にすべきこと
ビジネス英語メールは、決して難しいものではありません。基本的な構造とフレーズを覚えて、実際に使ってみることが上達の近道です。
今回お伝えした3つの成功法則を振り返ってみましょう：
1. 基本構造のマスター：件名、宛名、本文、結び、署名の流れを覚える
2. シーン別フレーズの活用：100のフレーズから自分に合ったものを選んで使う
3. 7日間の実践的学習：段階的に練習して確実にスキルを身につける
今日から始められる3つのアクション
1. 今日の練習：まずは簡単な自己紹介メールを英語で書いてみましょう
2. 明日から1週間：毎日1つずつ新しいフレーズを使ってメールを書く練習をしてみてください
3. 1か月後の目標：実際のビジネスシーンで英語メールを使ってみましょう
ビジネス英語メールができるようになると、転職活動での選択肢が広がり、キャリアアップの可能性も大きく広がります。
今日から一歩ずつ、確実に前進していきましょう。あなたの英語力向上を心から応援しています。
何かご質問があれば、いつでもお気軽にお聞かせください。一緒に頑張りましょう！
